Prozess:Öffentlichkeitsarbeit
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Aus Tirol 2.0
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** Presseaussendung (Aussendung von Informationen an Journalisten bzw. Medien zur selbstständigen Verwendung) | ** Presseaussendung (Aussendung von Informationen an Journalisten bzw. Medien zur selbstständigen Verwendung) | ||
** Pressekonferenz (Abhaltung eines terminisierten Treffens mit einem oder mehreren Journalisten, bei dem die präsentierten Inhalte im Gespräch weiter vertieft und erläutert werden) | ** Pressekonferenz (Abhaltung eines terminisierten Treffens mit einem oder mehreren Journalisten, bei dem die präsentierten Inhalte im Gespräch weiter vertieft und erläutert werden) | ||
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}} | }} | ||
{{Prozessdiagramm | {{Prozessdiagramm | ||
| − | |Diagramm1= | + | |Diagramm1=Öffentlichkeitsarbeit Diagramm1.png |
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=1 | ||
| + | |Prozessschritt=START -> Verwaltung: Thema aufgreifen | ||
| + | |Erläuterung=Der Prozess startet jeweils gemeindeintern ohne externen Auslöser auf zwei Wegen. | ||
| + | 1) durch die Entscheidung eines Mitarbeiters, ein Thema zur Veröffentlichung aufzugreifen | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=2 | ||
| + | |Prozessschritt=START -> Bürgermeister: Thema festlegen | ||
| + | |Erläuterung=Der Prozess startet jeweils gemeindeintern ohne externen Auslöser auf zwei Wegen. | ||
| + | 2) durch die Entscheidung des Bürgermeisters, ein Thema zu veröffentlichen | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=3 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Thema aufgreifen -> Veröffentlichungspflicht? | ||
| + | |Erläuterung=Ein Mitarbeiter greift ein aktuelles Thema aus seinem Verantwortungsbereich auf, das er als veröffentlichungswürdig erachtet. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=4 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Veröffentlichungspflicht? | ||
| + | |Erläuterung=Besteht aufgrund gesetzlicher oder gemeindeinterner Regelungen für das aktuelle Thema eine Pflicht zur Veröffentlichung? (Amtstafel) | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=4,1 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Veröffentlichungspflicht -> Verlautbarung für Amtstafel erstellen UND Internetmeldung erstellen | ||
| + | |Erläuterung=Wenn eine Veröffentlichungspflicht besteht, wird die Verlautbarung an der Amtstafel und gleichzeitig eine Meldung für die Veröffentlichung im Internet erstellt. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=4,2 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Keine Veröffentlichungspflicht -> Bürgermeister: Thema akzeptiert? | ||
| + | |Erläuterung=Wenn keine Veröffentlichungspflicht besteht, entscheidet der Bürgermeister, ob das Thema veröffentlicht werden soll oder nicht. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=5 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Veröffentlichung erstellen -> Bürgermeister: Veröffentlichung überprüfen | ||
| + | |Erläuterung=Der zuständige Mitarbeiter erstellt den Text bzw. die Unterlagen für die Veröffentlichung und schlägt diese dem Bürgermeister vor. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=6 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Kommunikationswege | ||
| + | |Erläuterung=Der Bürgermeister hat einen oder mehrere Kommunikationsweg/e zur Veröffentlichung der aktuellen Information festgelegt | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=6,1 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Amtstafel -> Verlautbarung für Amtstafel erstellen | ||
| + | |Erläuterung=Für den Kommunikationsweg Amtstafel wird eine Verlautbarung erstellt. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=6,2 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Internet -> Internetmeldung erstellen | ||
| + | |Erläuterung=Für den Kommunikationsweg Internet wird eine elektronische Meldung erstellt. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=6,3 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Gemeindeblatt -> Beitrag für Gemeindeblatt erstellen | ||
| + | |Erläuterung=Für den Kommunikationsweg Gemeindeblatt wird ein entsprechender Beitrag erstellt. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=6,4 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Presseaussendung -> Anschreiben Presseaussendung erstellen | ||
| + | |Erläuterung=Für den Kommunikationsweg Presseaussendung wird zu den erstellten Unterlagen ein Anschreiben für die Journalisten erstellt. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=6,5 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Pressekonferenz -> Einladung Pressekonferenz erstellen UND Pressekonferenz vorbereiten | ||
| + | |Erläuterung=Für den Kommunikationsweg Pressekonferenz wird eine Einladung an die Journalisten erstellt und die Pressekonferenz vorbereitet. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=7 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Verlautbarung für Amtstafel erstellen -> Auf Amtstafel verlautbart (ENDE) | ||
| + | |Erläuterung=Für den Kommunikationsweg Amtstafel wird eine Verlautbarung erstellt und an der Amtstafel öffentlich angeschlagen. Damit ist der Prozess beendet. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=8 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Internetmeldung erstellen -> Im Internet veröffentlicht (ENDE) | ||
| + | |Erläuterung=Für den Kommunikationsweg Internet wird eine elektronische Meldung erstellt und auf den dafür vorgesehenen Plattformen veröffentlicht (Gemeinde-Website, facebook, twitter, Google+, etc.). Damit ist der Prozess beendet. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=9 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Beitrag für Gemeindeblatt erstellen -> Im Gemeindeblatt veröffentlicht (ENDE) | ||
| + | |Erläuterung=Für den Kommunikationsweg Gemeindeblatt wird ein entsprechender Beitrag erstellt und in der nächsten Ausgabe des Gemeindeblatts veröffentlicht. Damit ist der Prozess beendet. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=10 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Anschreiben Presseaussendung erstellen -> Presseaussendung versandt (ENDE) | ||
| + | |Erläuterung=Für den Kommunikationsweg Presseaussendung wird zu den erstellten Unterlagen ein Anschreiben für die Journalisten erstellt und die Pressemeldung versandt. Damit ist der Prozess beendet. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=11 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Einladung Pressekonferenz erstellen -> Einladung Pressekonferenz versandt | ||
| + | |Erläuterung=Für den Kommunikationsweg Pressekonferenz wird eine Einladung (Vorlage) erstellt und an die eingeladenen Journalisten elektronisch versandt. Die Einladung enthält jedenfalls: | ||
| + | - Name des/der Einladenden (normalerweise jedenfalls der Bürgermeister) | ||
| + | - Thema der Pressekonferenz | ||
| + | - Ort der Pressekonferenz | ||
| + | - Datum der Pressekonferenz | ||
| + | - Uhrzeit der Pressekonferenz | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=12 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Einladung Pressekonferenz versandt -> Bürgermeister: Termin Pressekonferenz | ||
| + | |Erläuterung=Nach Versenden der Einladung und der Vorbereitung der Pressekonferenz wird auf den Termin zu deren Abhaltung gewartet. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=13 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Pressekonferenz vorbereiten -> Bürgermeister: Termin Pressekonferenz | ||
| + | |Erläuterung=Nach Versenden der Einladung und der Vorbereitung der Pressekonferenz wird auf den Termin zu deren Abhaltung gewartet. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=14 | ||
| + | |Rolle=Verwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Unterlagen für Nichtanwesende vorbereiten > Unterlagen an Nichtanwesende versandt (ENDE) | ||
| + | |Erläuterung=Nach Durchführung der Pressekonferenz werden die Presseunterlagen an jene Medien versandt, die an der Pressekonferenz nicht teilnehmen konnten. Damit ist der Prozess beendet. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=15 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister | ||
| + | |Prozessschritt=Thema festlegen -> Termin/e festlegen | ||
| + | |Erläuterung=Der Bürgermeister entscheidet über offizielle Veröffentlichungen der Gemeinde, die nicht gesetzlich verpflichtend sind. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=16 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister | ||
| + | |Prozessschritt=Thema akzeptiert? | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=16,1 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister | ||
| + | |Prozessschritt=Thema akzeptiert -> Termin/e festlegen | ||
| + | |Erläuterung=Wenn der Bürgermeister der Veröffentlichung des vorgeschlagenen Themas zustimmt, legt er die entsprechenden Termine fest. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=16,2 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister | ||
| + | |Prozessschritt=Thema nicht akzeptiert -> ENDE | ||
| + | |Erläuterung=Wenn der Bürgermeister die Veröffentlichung des Themas ablehnt, ist der Prozess beendet. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=17 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister | ||
| + | |Prozessschritt=Termin/e festlegen -> Kommunikationsweg/e festlegen | ||
| + | |Erläuterung=Der Bürgermeister legt die Termine für eine passende bzw. zeitnahe Veröffentlichung bzw. eine allfällig anzuberaumende Pressekonferenz fest. Dann legt er einen oder mehrere Kommunikationsweg/e für die Veröffentlichung fest. Dies sind: | ||
| + | - Verlautbarung an der Amtstafel | ||
| + | - Veröffentlichung im Internet | ||
| + | - Beitrag im offiziellen Gemeindeblatt | ||
| + | - Presseaussendung | ||
| + | - Durchführung einer Pressekonferenz | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=18 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister | ||
| + | |Prozessschritt=Kommunikationsweg/e festlegen -> Verwaltung: Veröffentlichung erstellen | ||
| + | |Erläuterung=Nach der Festlegung der Kommunikationswege erstellt der zuständige Mitarbeiter den dafür passenden Text bzw. die Unterlagen für die Veröffentlichung. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=19 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister | ||
| + | |Prozessschritt=Veröffentlichung überprüfen -> Freigabe? | ||
| + | |Erläuterung=Der Bürgermeister überprüft die vom Mitarbeiter erstellten Vorschläge und entscheidet über deren Freigabe. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=20 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister | ||
| + | |Prozessschritt=Freigabe? | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=20,1 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister | ||
| + | |Prozessschritt=Freigabe -> Verwaltung: Kommunikationswege | ||
| + | |Erläuterung=Werden die vorgeschlagenen Unterlagen vom Bürgermeister freigegeben, erfolgt die Veröffentlichung auf den vorgegebenen Kommunikationswegen durch die Verwaltung. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=20,2 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister | ||
| + | |Prozessschritt=Keine Freigabe -> Verwaltung: Veröffentlichung erstellen | ||
| + | |Erläuterung=Werden die vorgeschlagenen Unterlagen vom Bürgermeister noch nicht freigegeben, sind diese zu überarbeiten und neuerlich vorzulegen. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=21 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister | ||
| + | |Prozessschritt=Termin Pressekonferenz -> Pressekonferenz abhalten | ||
| + | |Erläuterung=Zum festgelegten Zeitpunkt wird die Pressekonferenz am vorgesehenen Ort abgehalten. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=22 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister | ||
| + | |Prozessschritt=Pressekonferenz abhalten -> Verwaltung: Unterlagen für Nichtanwesende vorbereiten | ||
| + | |Erläuterung=Zum festgelegten Zeitpunkt hält der Bürgermeister gegebenenfalls gemeinsam mit Mitarbeitern, weiteren Kommunalpolitikern oder Dritten die Pressekonferenz am vorgesehenen Ort ab. Anschließend werden durch die Verwaltung die Presseunterlagen an jene Medien versandt, die an der Pressekonferenz nicht teilnehmen konnten. | ||
}} | }} | ||
