Prozess:Bürgermeldung

|Dokument=p_oibabm_bürgermeldung

|Dokument=p_oibabm_bürgermeldung

|Version=1.00

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|Leistungsgruppe=BA

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|Leistung=BM

|Leistung=BM

|Diagrammnotation=BPMN 2.0

|Diagrammnotation=BPMN 2.0

|Autor=Benutzer:Abler

|Autor=Benutzer:Abler

|Veröffentlichungsdatum=2011/09/22

|Veröffentlichungsdatum=2011/09/22

|Diagramm1=Bürgermeldung Diagramm1.png

|Diagramm1=Bürgermeldung Diagramm1.png

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|Prozessschritt=1. START -> Bürgermeldung geht ein

|Prozessschritt=1. START -> Bürgermeldung geht ein

|Erläuterung=Ein Bürger gibt auf der Plattform „buergermeldungen.com“ oder über eine dazugehörige Smartphone-App eine neue Meldung ein. Er wählt dabei eine Kategorie aus, die intern einem bestimmten Sachbearbeiter bzw. einer bestimmten Verwaltungsstelle zugeordnet ist. Das System verschickt automatisch eine eMail an die zugeordnete Stelle und an den Gemeindeadministrator. Weitere eMail-Adressen können vom Gemeindeadministrator zur Information hinterlegt werden.

|Erläuterung=Ein Bürger gibt auf der Plattform „buergermeldungen.com“ oder über eine dazugehörige Smartphone-App eine neue Meldung ein. Er wählt dabei eine Kategorie aus, die intern einem bestimmten Sachbearbeiter bzw. einer bestimmten Verwaltungsstelle zugeordnet ist. Das System verschickt automatisch eine eMail an die zugeordnete Stelle und an den Gemeindeadministrator. Weitere eMail-Adressen können vom Gemeindeadministrator zur Information hinterlegt werden.

Ein der Gemeinde zugeordneter RSS-Feed auf der Site buergermeldungen.com bietet jedermann die Möglichkeit, über neu eingehende Meldungen informiert zu werden.

Ein der Gemeinde zugeordneter RSS-Feed auf der Site buergermeldungen.com bietet jedermann die Möglichkeit, über neu eingehende Meldungen informiert zu werden.

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|Prozessschritt=Rolle: Sachbearbeiter

|Prozessschritt=Rolle: Sachbearbeiter

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|Prozessschritt=2. Bürgermeldung geht ein -> Missbrauchsverdacht?

|Prozessschritt=2. Bürgermeldung geht ein -> Missbrauchsverdacht?

|Erläuterung=Die eingehende Bürgermeldung wird auf ihre Seriosität und Rechtskonformität überprüft

|Erläuterung=Die eingehende Bürgermeldung wird auf ihre Seriosität und Rechtskonformität überprüft

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|Prozessschritt=3. Missbrauchsverdacht?

|Prozessschritt=3. Missbrauchsverdacht?

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|Prozessschritt=a. JA: Missbrauchsverdacht -> Missbrauchsverdacht an Admin melden

|Prozessschritt=a. JA: Missbrauchsverdacht -> Missbrauchsverdacht an Admin melden

|Erläuterung=Ist die Bürgermeldung unseriös, beleidigend, rechtswidrig oder auf andere Art missbräuchlich, wird dies dem Gemeinde-Administrator mitgeteilt.

|Erläuterung=Ist die Bürgermeldung unseriös, beleidigend, rechtswidrig oder auf andere Art missbräuchlich, wird dies dem Gemeinde-Administrator mitgeteilt.

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|Prozessschritt=b. NEIN: Kein Missbrauchsverdacht -> Meldungsstatus ändern UND Meldung kommentieren

|Prozessschritt=b. NEIN: Kein Missbrauchsverdacht -> Meldungsstatus ändern UND Meldung kommentieren

|Erläuterung=Handelt es sich um eine ordnungsgemäße Meldung ändert der Sachbearbeiter den Status der neuen Meldung und kann, wenn er möchte, während die Bürgermeldung akiv ist, jederzeit Kommentare dazu abgeben.

|Erläuterung=Handelt es sich um eine ordnungsgemäße Meldung ändert der Sachbearbeiter den Status der neuen Meldung und kann, wenn er möchte, während die Bürgermeldung akiv ist, jederzeit Kommentare dazu abgeben.

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|Prozessschritt=4. Missbrauchsverdacht an Admin melden -> Admin: Missbrauch überprüfen

|Prozessschritt=4. Missbrauchsverdacht an Admin melden -> Admin: Missbrauch überprüfen

|Erläuterung=Ist der Sachbearbeiter der Meinung, dass die Bürgermeldung missbräuchlich erstellt wurde, meldet er dies an den Gemeindeadministrator, der den Sachverhalt überprüft und bei Bestätigung des Verdachts die notwendigen Schritte setzt.

|Erläuterung=Ist der Sachbearbeiter der Meinung, dass die Bürgermeldung missbräuchlich erstellt wurde, meldet er dies an den Gemeindeadministrator, der den Sachverhalt überprüft und bei Bestätigung des Verdachts die notwendigen Schritte setzt.

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|Prozessschritt=5. Meldung kommentieren -> ENDE

|Prozessschritt=5. Meldung kommentieren -> ENDE

|Erläuterung=Der Sachbearbeiter ändert den Status der Meldung (bei neuen Meldungen ist dieser automatisch auf „Neu“ gesetzt) auf einen der folgenden:

|Erläuterung=Der Sachbearbeiter ändert den Status der Meldung (bei neuen Meldungen ist dieser automatisch auf „Neu“ gesetzt) auf einen der folgenden:

- Erledigt

- Erledigt

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|Prozessschritt=a. Angenommen -> Mangel beheben

|Prozessschritt=a. Angenommen -> Mangel beheben

|Erläuterung=Der Mangel wird zur Kenntnis genommen und so rasch wie möglich behoben

|Erläuterung=Der Mangel wird zur Kenntnis genommen und so rasch wie möglich behoben

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|Prozessschritt=b. Zurückgestellt -> Zurückstellung kommentieren

|Prozessschritt=b. Zurückgestellt -> Zurückstellung kommentieren

|Erläuterung=Aus bestimmten Gründen ist die Behebung des Mangels derzeit nicht möglich, er wird aber in Evidenz gehalten und, sobald die Gründe der Verzögerung beseitigt sind, behoben oder die Unmöglichkeit festgestellt.

|Erläuterung=Aus bestimmten Gründen ist die Behebung des Mangels derzeit nicht möglich, er wird aber in Evidenz gehalten und, sobald die Gründe der Verzögerung beseitigt sind, behoben oder die Unmöglichkeit festgestellt.

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|Prozessschritt=c. Unmöglich -> Unmöglichkeit kommentieren

|Prozessschritt=c. Unmöglich -> Unmöglichkeit kommentieren

|Erläuterung=Der gemeldete Mangel kann aus bestimmten Gründen nicht behoben werden. Dieser Status gilt auch für eine erwartete Zurückstellung von über einem Jahr.

|Erläuterung=Der gemeldete Mangel kann aus bestimmten Gründen nicht behoben werden. Dieser Status gilt auch für eine erwartete Zurückstellung von über einem Jahr.

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|Prozessschritt=d. Erledigt -> Überwachungsfrist abwarten

|Prozessschritt=d. Erledigt -> Überwachungsfrist abwarten

|Erläuterung=Erst nach Behebung des Mangels wird der entsprechende Status gesetzt, das heißt, dass vorher IMMER der Status „Angenommen“ oder „Zurückgestellt“ gesetzt werden muss.

|Erläuterung=Erst nach Behebung des Mangels wird der entsprechende Status gesetzt, das heißt, dass vorher IMMER der Status „Angenommen“ oder „Zurückgestellt“ gesetzt werden muss.

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|Prozessschritt=7. Mangel beheben -> Meldungsstatus ändern

|Prozessschritt=7. Mangel beheben -> Meldungsstatus ändern

|Erläuterung=Der Mangel wird durch die zuständige Stelle behoben und anschließend der Status der Meldung auf „Erledigt“ gesetzt.

|Erläuterung=Der Mangel wird durch die zuständige Stelle behoben und anschließend der Status der Meldung auf „Erledigt“ gesetzt.

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|Prozessschritt=8. Zurückstellung kommentieren -> Aufschub beendet

|Prozessschritt=8. Zurückstellung kommentieren -> Aufschub beendet

|Erläuterung=Die Gründe für die Zurückstellung einer Mängelbehebung werden in einem Kommentar veröffentlicht. Der Mangel wird evident gehalten und auf die Beseitigung der Aufschubgründe gewartet.

|Erläuterung=Die Gründe für die Zurückstellung einer Mängelbehebung werden in einem Kommentar veröffentlicht. Der Mangel wird evident gehalten und auf die Beseitigung der Aufschubgründe gewartet.

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|Prozessschritt=9. Unmöglichkeit kommentieren -> Überwachungsfrist abwarten

|Prozessschritt=9. Unmöglichkeit kommentieren -> Überwachungsfrist abwarten

|Erläuterung=Die Gründe, warum die Behebung eines Mangels nicht möglich ist, werden in einem Kommentar veröffentlicht. Dies können zum Beispiel wirtschaftliche, rechtliche oder organisatorische Gründe sein oder die Tatsache, dass die Behebung in den nächsten 12 Monaten nicht zu erwarten ist.

|Erläuterung=Die Gründe, warum die Behebung eines Mangels nicht möglich ist, werden in einem Kommentar veröffentlicht. Dies können zum Beispiel wirtschaftliche, rechtliche oder organisatorische Gründe sein oder die Tatsache, dass die Behebung in den nächsten 12 Monaten nicht zu erwarten ist.

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|Prozessschritt=10. Überwachungsfrist abwarten -> TERMINIERUNG

|Prozessschritt=10. Überwachungsfrist abwarten -> TERMINIERUNG

|Erläuterung=Nach Ablauf einer bestimmten Frist (Vorschlag: 3 Monate) wird die Meldung aus der Evidenz entlassen. Die Frist beginnt mit der Erledigung der Mängelbehebung oder mit der Statusfeststellung von deren Unmöglichkeit. Zeitgleich wird auch die Meldung im System archiviert und eine Kommentierung nicht mehr zugelassen. Damit wird die weitere Bearbeitung dieser Meldung sowohl beim Sachbearbeiter als auch im System beendet.

|Erläuterung=Nach Ablauf einer bestimmten Frist (Vorschlag: 3 Monate) wird die Meldung aus der Evidenz entlassen. Die Frist beginnt mit der Erledigung der Mängelbehebung oder mit der Statusfeststellung von deren Unmöglichkeit. Zeitgleich wird auch die Meldung im System archiviert und eine Kommentierung nicht mehr zugelassen. Damit wird die weitere Bearbeitung dieser Meldung sowohl beim Sachbearbeiter als auch im System beendet.

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|Prozessschritt=11. Aufschub beendet -> Status ändern

|Prozessschritt=11. Aufschub beendet -> Status ändern

|Erläuterung=Nach Wegfall der Gründe für eine Zurückstellung wird der Status auf „Angenommen“ oder „Unmöglich“ gesetzt.

|Erläuterung=Nach Wegfall der Gründe für eine Zurückstellung wird der Status auf „Angenommen“ oder „Unmöglich“ gesetzt.

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|Prozessschritt=Rolle: Gemeindeadministrator Bürgermeldung

|Prozessschritt=Rolle: Gemeindeadministrator Bürgermeldung

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|Prozessschritt=12. Bürgermeldung geht ein -> Meldungsvollzug überwachen

|Prozessschritt=12. Bürgermeldung geht ein -> Meldungsvollzug überwachen

|Erläuterung=Der Administrator bekommt jede eingehende Meldung per eMail und kann so prüfen, ob ein Missbrauch (Rechtsverletzung, Beleidigung, unsachliche Darstellung, etc.) vorliegt.

|Erläuterung=Der Administrator bekommt jede eingehende Meldung per eMail und kann so prüfen, ob ein Missbrauch (Rechtsverletzung, Beleidigung, unsachliche Darstellung, etc.) vorliegt.

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|Prozessschritt=13. Meldungsvollzug überwachen -> ENDE

|Prozessschritt=13. Meldungsvollzug überwachen -> ENDE

|Erläuterung=Der Administrator überwacht den regulären Ablauf und die verwaltungsinterne Behandlung der Bürgermeldung.

|Erläuterung=Der Administrator überwacht den regulären Ablauf und die verwaltungsinterne Behandlung der Bürgermeldung.

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|Prozessschritt=14. Missbrauch überprüfen -> Missbrauch?

|Prozessschritt=14. Missbrauch überprüfen -> Missbrauch?

|Erläuterung=Geht eine Meldung des Sachbearbeiters ein, dass ein Missbrauchsverdacht bzgl. einer Bürgermeldung besteht, wird dies vom Gemeindeadministrator überprüft.

|Erläuterung=Geht eine Meldung des Sachbearbeiters ein, dass ein Missbrauchsverdacht bzgl. einer Bürgermeldung besteht, wird dies vom Gemeindeadministrator überprüft.

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|Prozessschritt=15. Missbrauch?

|Prozessschritt=15. Missbrauch?

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|Prozessschritt=a. JA: Missbrauch -> Meldung löschen

|Prozessschritt=a. JA: Missbrauch -> Meldung löschen

|Erläuterung=Liegt ein Missbrauch vor, wird die Meldung gelöscht.

|Erläuterung=Liegt ein Missbrauch vor, wird die Meldung gelöscht.

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|Prozessschritt=b. NEIN: Kein Missbrauch -> Sachbearbeiter: Meldungsstatus ändern UND Meldung kommentieren

|Prozessschritt=b. NEIN: Kein Missbrauch -> Sachbearbeiter: Meldungsstatus ändern UND Meldung kommentieren

|Erläuterung=Liegt kein Missbrauch vor, läuft das Verfahren beim Sachbearbeiter normal weiter.

|Erläuterung=Liegt kein Missbrauch vor, läuft das Verfahren beim Sachbearbeiter normal weiter.

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|Prozessschritt=16. Meldung löschen -> Wiederholter Missbrauch?

|Prozessschritt=16. Meldung löschen -> Wiederholter Missbrauch?

|Erläuterung=Die missbräuchliche Bürgermeldung wird gelöscht. Gleichzeitig wird überprüft, ob es sich um eine einmalige Verfehlung handelt oder um einen wiederholten Missbrauch des Users, der die Meldung abgegeben hat.

|Erläuterung=Die missbräuchliche Bürgermeldung wird gelöscht. Gleichzeitig wird überprüft, ob es sich um eine einmalige Verfehlung handelt oder um einen wiederholten Missbrauch des Users, der die Meldung abgegeben hat.

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|Prozessschritt=17. Wiederholter Missbrauch?

|Prozessschritt=17. Wiederholter Missbrauch?

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|Prozessschritt=a. JA: Wiederholter Missbrauch -> User blockieren -> TERMINIERUNG

|Prozessschritt=a. JA: Wiederholter Missbrauch -> User blockieren -> TERMINIERUNG

|Erläuterung=Liegt ein wiederholter Missbrauch vor, kann der Administrator den User blockieren, sodass dieser keine Bürgermeldungen mehr abgeben kann. Der Administrator hat im System die Möglichkeit, dem gesperrten User eine direkte Nachricht per eMail als Begründung zuzusenden. Durch die Löschung wird die weitere Bearbeitung dieser Meldung sowohl beim Sachbearbeiter als auch im System beendet.

|Erläuterung=Liegt ein wiederholter Missbrauch vor, kann der Administrator den User blockieren, sodass dieser keine Bürgermeldungen mehr abgeben kann. Der Administrator hat im System die Möglichkeit, dem gesperrten User eine direkte Nachricht per eMail als Begründung zuzusenden. Durch die Löschung wird die weitere Bearbeitung dieser Meldung sowohl beim Sachbearbeiter als auch im System beendet.

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|Prozessschritt=b. NEIN: Kein wiederholter Missbrauch -> TERMINIERUNG

|Prozessschritt=b. NEIN: Kein wiederholter Missbrauch -> TERMINIERUNG

|Erläuterung=Liegt nur eine einmalige Verfehlung vor, wird die weitere Bearbeitung dieser Meldung sowohl beim Sachbearbeiter als auch im System beendet.

|Erläuterung=Liegt nur eine einmalige Verfehlung vor, wird die weitere Bearbeitung dieser Meldung sowohl beim Sachbearbeiter als auch im System beendet.

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