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| − | {{Prozess | + | {{Leistung |
| − | |Dokument=p_vereinsförderung | + | |Verfahrensbereich=WT |
| | + | |Leistungsgruppe=TE |
| | + | |Leistung=TE |
| | + | |Leistungsname=Tourismuseinrichtung - Führung |
| | + | |Ansatz VRV=770 |
| | + | |Kunde=Öffentlichkeit |
| | |Version=1.0 | | |Version=1.0 |
| | |Dokumentenstatus=Empfehlung | | |Dokumentenstatus=Empfehlung |
| | |Autor=Benutzer:Abler | | |Autor=Benutzer:Abler |
| − | |Veröffentlichungsdatum=2011/10/11 | + | |Veröffentlichungsdatum=01.11.11 |
| − | |Verfahrensbereich=KU
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| − | |Leistungsgruppe=FO
| + | |
| − | |Leistung=KF
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| − | |Teilleistung=VF
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| − | |Leistungsname=Vereinsförderung Kultur
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| − | |Diagrammnotation=BPMN 2.0
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| − | |Zuordnung=Vereinsförderung Kultur
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| − | |Rechtsgrundlagen=* § 30 Abs. (1) lit. o) und § 30 Abs. (2) TGO – Verlorene Zuschüsse
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| − | * § 105 TGO - Zahlungsanordnung
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| − | |Fachdaten=* Vereinsname
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| − | * Vereinssitz
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| − | * Vereinsadresse
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| − | * ZVR-Zahl
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| − | * Verbandszugehörigkeit
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| − | * Name Obmann/frau
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| − | * Adresse Obmann/frau
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| − | * Name Antragsteller
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| − | * Geb. Datum Antragsteller
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| − | * Adresse Antragsteller
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| − | * eMail-Adresse Antragsteller
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| − | * Beantragte Subventionshöhe
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| − | * Begründung
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| − | * Verwendungsnachweis (Dokument-Upload)
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| − | * Kassenbericht (Dokument-Upload)
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| − | * IBAN des Vereins
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| − | * BIC des Vereins
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| − | |Anmerkungen=* Dieses Verfahren unterliegt nicht dem AVG.
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| − | * Dieser Prozess ist nur dann relevant, wenn die Gemeinde nicht jährlich sämtliche vorgesehenen Vereinssubventionen aktiv an die Vereine ausschüttet, ohne einen formellen Antrag vorauszusetzen, wie es in der kommunalen Praxis gelegentlich vorkommt.
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| − | * Anträge für Vereinsförderungen sollten von der Gemeinde AUSSCHLIESSLICH per dafür vorgesehenem Online-Formular entgegengenommen werden. Dies vereinfacht das Verfahren erheblich. Außerdem wird dadurch sichergestellt, dass alle relevanten Fachdaten übermittelt werden und daher eine Urgenz fehlender Informationen vermieden werden kann.
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| − | * Von den Vereinen wird vorausgesetzt, dass sie eine vollelektronische Abwicklung des Prozesses ermöglichen. Das heißt, dass hier die Angabe einer Kontakt-eMail-Adresse verpflichtend anzugeben ist, um auch die Zustellung der Erledigung kostenlos per eMail zu gewährleisten.
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| − | * Die Zustellung sollte an Vereine ausschließlich über eMail möglich sein, sodass für die Gemeinde Porto- und Administrationskosten gespart werden können. Es wird keine nachweisliche Zustellung und auch keine Amtssignatur benötigt.
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| − | * Manche Gemeinden fassen im zuständigen Entscheidungsgremium für laufende (jährlich wiederkehrende) Vereinssubventionen einmal jährlich einen Generalbeschluss, der dann als rechtliche Grundlage für die laufende Abwicklung aller Förderungen durch die Verwaltung dient. Ein formeller Antrag seitens der Vereine wird in diesem Fall jedoch vorausgesetzt.
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| − | }}
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| − | {{Prozessdiagramm
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| − | |Diagramm1=Prozess:Vereinsfoerderung Kultur Diagramm1.png
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=1
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| − | |Prozessschritt=START -> Online-Formular geht ein
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| − | |Erläuterung=Subventionsanträge von Vereinen sollten ausschließlich per Online-Formular angenommen werden und gehen direkt beim zuständigen Sachbearbeiter ein.
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=1,1
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| − | |Prozessschritt=Rolle: Sachbearbeiter
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=2
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| − | |Prozessschritt=Online-Formular geht ein -> Antrag prüfen
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| − | |Erläuterung=Der Antrag wird auf sachliche Zuständigkeit, Vollständigkeit und Plausibilität geprüft (Prozess).
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=3
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| − | |Prozessschritt=Antrag prüfen -> Verfahren läuft -> Beschluss lieg vor?
| + | |
| − | |Erläuterung=Es wird vom Sachbearbeiter geprüft, ob es für diesen Antrag bereits einen gültigen Gremialbeschluss (GR, Stadtrat, Vorstand) gibt oder nicht.
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=3,1
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| − | |Prozessschritt=JA: Beschluss liegt vor -> Mitteilung Subventionsgewährung erstellen
| + | |
| − | |Erläuterung=Liegt der Beschluss für die Freigabe der beantragten Subvention bereits vor, wird die Zustimmungsmitteilung (Vorlage) erstellt.
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
| + | |
| − | |Nummer=3,2
| + | |
| − | |Prozessschritt=NEIN: Beschluss liegt nicht vor -> Sachverhaltsdarstellung erstellen
| + | |
| − | |Erläuterung=Liegt der Beschluss für die Freigabe der beantragten Subvention noch nicht vor, erstellt der Sachbearbeiter eine Stellungnahme zum Antrag als Information für die zu befassenden Gremien.
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=4
| + | |
| − | |Prozessschritt=Sachverhaltsdarstellung erstellen -> Beschlussempfehlung erstellen
| + | |
| − | |Erläuterung=Der Sachbearbeiter erstellt eine Stellungnahme zum Antrag als Information für die zu befassenden Gremien. Anschließend wird eine Beschlussempfehlung im Wortlaut formuliert. Diese kann in den Gremien genehmigt, abgelehnt oder abgeändert werden.
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
| + | |
| − | |Nummer=5
| + | |
| − | |Prozessschritt=Beschlussempfehlung erstellen -> Finanzverwaltung: Budgetdeckung prüfen
| + | |
| − | |Erläuterung=Nach Erstellung der Beschlussempfehlung prüft die Finanzverwaltung, ob es für diese eine Budgetdeckung gibt.
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=6
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| − | |Prozessschritt=Mitteilung Subventionsgewährung erstellen -> Zustimmungsmitteilung versandt
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| − | |Erläuterung=Der Sachbearbeiter erstellt eine Mitteilung an den Verein über die Gewährung einer Subvention (Vorlage). Dabei wird die Höhe der gewährten Subvention und der zugrunde liegende Gremialbeschluss angeführt. Wenn ein Verwendungsnachweis gefordert wird, wird dies unter Fristsetzung ebenfalls angeführt. Die Mitteilung wird dem Verein per eMail zugestellt. Anschließend erfolgt die Abwicklung der Zahlung (Prozess) an den Verein.
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=7
| + | |
| − | |Prozessschritt=Zustimmungsmitteilung versandt -> Verwendungsnachweis notwendig?
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| − | |Erläuterung=Nach Versenden der Zustimmungsmitteilung hängt der Fortschritt des Prozesses davon ab, ob ein Verwendungsnachweis notwendig ist.
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=8
| + | |
| − | |Prozessschritt=Verwendungsnachweis notwendig?
| + | |
| − | |Erläuterung=Die meisten Gemeinden verlangen einen Verwendungsnachweis über die gewährte Subvention VOR deren Auszahlung.
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=8,1
| + | |
| − | |Prozessschritt=JA: Verwendungsnachweis ist notwendig -> Verwendungsnachweis vorliegend?
| + | |
| − | |Erläuterung=Wenn ein Verwendungsnachweis benötigt wird, wird geprüft ob dieser bereits im Zuge der Antragstellung eingereicht wurde.
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| − | }}
| + | |
| − | {{Prozessablauf
| + | |
| − | |Nummer=8,2
| + | |
| − | |Prozessschritt=NEIN: Verwendungsnachweis ist nicht notwendig -> Finanzverwaltung: Zahlung durchführen
| + | |
| − | |Erläuterung=Ist kein Verwendungsnachweis notwendig, wird die gewährte Subvention ausbezahlt.
| + | |
| − | }}
| + | |
| − | {{Prozessablauf
| + | |
| − | |Nummer=9
| + | |
| − | |Prozessschritt=Verwendungsnachweis vorliegend?
| + | |
| − | |Erläuterung=Liegt der geforderte Verwendungsnachweis bereits vor? Das Online-Formular sieht eine gleichzeitige Übermittlung des Verwendungsnachweises jedenfalls vor, weil viele Vereine den Antrag auf Subventionsgewährung erst nach Durchführung der zugrundeliegenden Aktivitäten stellen.
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| − | }}
| + | |
| − | {{Prozessablauf
| + | |
| − | |Nummer=9,1
| + | |
| − | |Prozessschritt=JA: Verwendungsnachweis liegt bereits vor -> Finanzverwaltung: Zahlung durchführen
| + | |
| − | |Erläuterung=Liegt der Verwendungsnachweis bereits vor, wird die gewährte Subvention ausbezahlt.
| + | |
| − | }}
| + | |
| − | {{Prozessablauf
| + | |
| − | |Nummer=9,2
| + | |
| − | |Prozessschritt=NEIN: Verwendungsnachweis liegt noch nicht vor -> Verwendungsnachweis geht ein
| + | |
| − | |Erläuterung=Liegt der Verwendungsnachweis noch nicht vor, wird auf dessen Eintreffen gewartet. Gegebenenfalls wird dies in der Praxis zu urgieren sein.
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| − | }}
| + | |
| − | {{Prozessablauf
| + | |
| − | |Nummer=10
| + | |
| − | |Prozessschritt=Verwendungsnachweis geht ein -> Finanzverwaltung: Zahlung durchführen
| + | |
| − | |Erläuterung=Nach Einlangen des Verwendungsnachweises wird die Subvention ausbezahlt.
| + | |
| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=11
| + | |
| − | |Prozessschritt=Ablehnungsmitteilung erstellen -> Ablehnungsmitteilung versandt -> ENDE
| + | |
| − | |Erläuterung=Der Sachbearbeiter erstellt eine Mitteilung an den Verein über die Ablehnung des Subventionsantrags (Vorlage). Dabei wird die Höhe der gewährten Subvention und der zugrunde liegende Gremialbeschluss angeführt. Die Mitteilung wird dem Verein per eMail zugestellt. Damit ist das Verfahren beendet.
| + | |
| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=11,1
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| − | |Prozessschritt=Rolle:Finanzverwaltung
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=12
| + | |
| − | |Prozessschritt=Budgetdeckung prüfen -> Stellungnahme Budgetdeckung erstellen
| + | |
| − | |Erläuterung=Nach Prüfung der budgetären Deckung wird von der Finanzverwaltung eine Stellungnahme (Vorlage) für die zu befassenden Gremien erstellt. Darin wird bestätigt ob bzw. wieweit auf welcher Haushaltsstelle die beantragte Subvention Deckung findet.
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
| + | |
| − | |Nummer=13
| + | |
| − | |Prozessschritt=Stellungnahme Budgetdeckung erstellen -> Beratungsgremium notwendig?
| + | |
| − | |Erläuterung=Die Finanzverwaltung verfasst eine Stellungnahme zur Budgetdeckung des gegenständlichen Ansuchens unter Angabe der betroffenen Haushaltsstelle/n.
| + | |
| − | }}
| + | |
| − | {{Prozessablauf
| + | |
| − | |Nummer=14
| + | |
| − | |Prozessschritt=Beratungsgremium notwendig?
| + | |
| − | |Erläuterung=Ist gemäß der jeweiligen Geschäftsordnung der Gemeinde die Befassung eines Fachausschusses für die Vorberatung der Subventionsvergabe vorgesehen?
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
| + | |
| − | |Nummer=14,1
| + | |
| − | |Prozessschritt=JA: Beratungsgremium notwendig? -> Beratungsgremium: Ausschussberatung abhalten
| + | |
| − | |Erläuterung=Ist gemäß der jeweiligen Geschäftsordnung der Gemeinde die Befassung eines Fachausschusses für die Vorberatung der Subventionsvergabe vorgesehen, wird der Antrag mit der Budget-Stellungnahme auf die Tagesordnung des Ausschusses aufgenommen und diesem zur Beratung (Prozess) übermittelt.
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| − | }}
| + | |
| − | {{Prozessablauf
| + | |
| − | |Nummer=14,2
| + | |
| − | |Prozessschritt=NEIN: Beratungsgremium nicht notwendig? -> Entscheidungsgremium: Beschluss fassen
| + | |
| − | |Erläuterung=Ist gemäß der jeweiligen Geschäftsordnung der Gemeinde die Befassung eines Fachausschusses für die Vorberatung der Subventionsvergabe nicht vorgesehen, wird der Antrag mit der Budget-Stellungnahme auf die Tagesordnung des zuständigen Entscheidungsgremiums aufgenommen und diesem zur Beschlussfassung (Prozess) übermittelt.
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| − | }}
| + | |
| − | {{Prozessablauf
| + | |
| − | |Nummer=15
| + | |
| − | |Prozessschritt=Zahlung durchführen -> ENDE
| + | |
| − | |Erläuterung=Die Auszahlung der Subvention wird durch die Finanzverwaltung durchgeführt (Prozess). Damit ist das Verfahren beendet.
| + | |
| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
| + | |
| − | |Nummer=15,1
| + | |
| − | |Prozessschritt=Rolle: Beratungsgremium
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| − | |Erläuterung=Üblicherweise der zuständige gemeinderätliche Fachausschuss
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
| + | |
| − | |Nummer=16
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| − | |Prozessschritt=Ausschussberatung abhalten -> Entscheidungsgremium: Beschluss fassen
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| − | |Erläuterung=Im zuständigen Fachausschuss wird der Antrag beraten und eine Empfehlung an das Entscheidungsgremium abgegeben (Prozess). Anschließend wird der Antrag an dieses weitergeleitet.
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=16,1
| + | |
| − | |Prozessschritt=Rolle: Entscheidungsgremium
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| − | |Erläuterung=Gemeinderat, Vorstand/Stadtrat oder Wirtschaftsausschuss
| + | |
| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=17
| + | |
| − | |Prozessschritt=Beschluss fassen
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| − | |Erläuterung=Das zuständige Entscheidungsgremium (nach § 30 TGO Gemeinderat, Stadtrat, Vorstand oder Wirtschaftsausschuss) beschließt über den Antrag (Prozess).
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| − | }}
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| − | {{Prozessablauf
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| − | |Nummer=17,1
| + | |
| − | |Prozessschritt=Zustimmung oder Abänderung? -> Sachbearbeiter: Mitteilung Subventionsgewährung erstellen
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| − | |Erläuterung=Wird dem Antrag voll oder unter bestimmten Änderungen (z.B. Höhe der Subvention) oder Bedingungen zugestimmt, erstellt der Sachbearbeiter eine Mitteilung an den antragstellenden Verein über die Gewährung einer Subvention (Vorlage).
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| − | }}
| + | |
| − | {{Prozessablauf
| + | |
| − | |Nummer=17,2
| + | |
| − | |Prozessschritt=Ablehnung? -> Sachbearbeiter: Ablehnungsmitteilung erstellen
| + | |
| − | |Erläuterung=Wird der Antrag im Entscheidungsgremium abgelehnt, erstellt der Sachbearbeiter eine Mitteilung an den antragstellenden Verein über die Ablehnung (Vorlage).
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