Prozess:Eingangskommunikation Archivierung
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Aus Tirol 2.0
Abler (Diskussion | Beiträge) (Die Seite wurde neu angelegt: „{{Prozess |Dokument=ps_originalarchiv |Version=1.00 |Dokumentenstatus=Empfehlung |Autor=Benutzer:Abler |Veröffentlichungsdatum=2011/11/01 |Zuordnung=Postlauf u. …“) |
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* § 292 ZPO – Beweiskraft der Urkunden | * § 292 ZPO – Beweiskraft der Urkunden | ||
* § 299 ZPO – Freie Beweiswürdigung bei Abschriften öffentlicher Urkunden | * § 299 ZPO – Freie Beweiswürdigung bei Abschriften öffentlicher Urkunden | ||
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{{Prozessdiagramm | {{Prozessdiagramm | ||
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|Erläuterung=Der weitaus überwiegenden Teil der Eingangspost wie allgemeine Anbringen, Anträge, Einladungen, Protokolle, Rechnungen, Belege, Informationsschreiben, etc., hat in der Praxis keine höhere Relevanz als das ordnungsgemäß gescannte und archivierte Dokument und kann daher, um Archivplatz zu gewinnen, ohne negative Rechtsfolgen kontrolliert vernichtet werden. | |Erläuterung=Der weitaus überwiegenden Teil der Eingangspost wie allgemeine Anbringen, Anträge, Einladungen, Protokolle, Rechnungen, Belege, Informationsschreiben, etc., hat in der Praxis keine höhere Relevanz als das ordnungsgemäß gescannte und archivierte Dokument und kann daher, um Archivplatz zu gewinnen, ohne negative Rechtsfolgen kontrolliert vernichtet werden. | ||
Die diesbezügliche Würdigung der einzelnen Dokumente obliegt der individuellen Verantwortung der jeweiligen Gemeinde. | Die diesbezügliche Würdigung der einzelnen Dokumente obliegt der individuellen Verantwortung der jeweiligen Gemeinde. | ||
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{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
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|Erläuterung=Die Originaldokumente werden nach dem Scanvorgang für den Zeitraum von zwei Monaten chronologisch in beschrifteten Schachteln aufbewahrt, um während dieses Zeitraums die nachträgliche Entscheidung zur dauerhaften Archivierung und bei Unklarheiten während des Verfahrens die Aushebung des Originals zu ermöglichen. | |Erläuterung=Die Originaldokumente werden nach dem Scanvorgang für den Zeitraum von zwei Monaten chronologisch in beschrifteten Schachteln aufbewahrt, um während dieses Zeitraums die nachträgliche Entscheidung zur dauerhaften Archivierung und bei Unklarheiten während des Verfahrens die Aushebung des Originals zu ermöglichen. | ||
Mit den Dokumenten werden für diesen Zeitraum auch die allfällig vorhandenen Briefkuverts zum Zwecke der Überprüfbarkeit des Poststempels und damit der Rechtzeitigkeit eingebrachter Anbringen archiviert. | Mit den Dokumenten werden für diesen Zeitraum auch die allfällig vorhandenen Briefkuverts zum Zwecke der Überprüfbarkeit des Poststempels und damit der Rechtzeitigkeit eingebrachter Anbringen archiviert. | ||
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{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
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|Prozessschritt=Originaldokument vernichten -> ENDE | |Prozessschritt=Originaldokument vernichten -> ENDE | ||
|Erläuterung=Nach Ablauf der kurzfristigen Archivierungsfrist, werden die nicht mehr benötigten Dokumente vernichtet. Dabei ist aus Gründen des Datenschutzes sicherzustellen, dass die Dokumente nicht rekonstruiert werden können. | |Erläuterung=Nach Ablauf der kurzfristigen Archivierungsfrist, werden die nicht mehr benötigten Dokumente vernichtet. Dabei ist aus Gründen des Datenschutzes sicherzustellen, dass die Dokumente nicht rekonstruiert werden können. | ||
| − | Die Vernichtung ist nur möglich, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe. ''Die Einhaltung dieser Voraussetzungen ist auf Dauer sicherzustellen.'' | + | Die Vernichtung ist nur möglich, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe. |
| − | + | '''Die Einhaltung dieser Voraussetzungen ist auf Dauer sicherzustellen.''' | |
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