Prozess:Zahlungsabwicklung Eingangsrechnungen
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Aus Tirol 2.0
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|Erläuterung=Die Rechnung wird bei der Posteingangsstelle gescannt, im ELAK erfasst und physisch archiviert (Prozess). | |Erläuterung=Die Rechnung wird bei der Posteingangsstelle gescannt, im ELAK erfasst und physisch archiviert (Prozess). | ||
}} | }} | ||
| − | {{Prozessablauf}} | + | {{Prozessablauf |
| + | |Nummer=3 | ||
| + | |Rolle=Poststelle | ||
| + | |Prozessschritt=Eingangskommunikation -> Finanzverwaltung: Rechnerische Richtigkeit prüfen | ||
| + | |Erläuterung=Die Rechnung wird nach der digitalen Erfassung (Prozess) der Finanzverwaltung zur rechnerischen Prüfung übermittelt. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=4 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Rechnerische Richtigkeit prüfen | ||
| + | |Erläuterung=Hier ist neben der rechnerischen Richtigkeit im engeren Sinn auch die formelle Richtigkeit und Vollständigkeit der Rechnung im Sinne des § 11 Abs. (1) UStG zu prüfen, weil ein diesbezüglicher Mangel zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen kann. Die rechtskonforme Berichtigung einer mangelhaften Rechnung ist AUSSCHLIESSLICH durch den Rechnungsaussteller möglich. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=4,1 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Rechnerisch richtig -> Rechnerische Richtigkeit bestätigen | ||
| + | |Erläuterung=Stimmt die betragliche Berechnung, sind alle notwendigen Angaben vorhanden und ist die USt ordnungsgemäß ausgewiesen, wird die rechnerische Richtigkeit nach § 105 Abs. (2) TGO bestätigt. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=4,2 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Rechnerisch unrichtig -> Rechnungsbemängelung erstellen | ||
| + | |Erläuterung=Ist die Rechnung formell unrichtig, wird dies dem Lieferanten mitgeteilt und er zur Rechnungsberichtigung aufgefordert. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=5 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Rechnerische Rechnungsbemängelung erstellen -> Duale Zustellung -> ENDE | ||
| + | |Erläuterung=Die formell begründete Rechnungsbemängelung (Erledigungsvorlage) wird an den Lieferanten mittels dualer Zustellung versandt. Damit ist der komplette Prozess beendet. Er beginnt in einer neuen Instanz zu laufen, wenn eine berichtigte Rechnung des Lieferanten einlangt. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=6 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Rechnerische Richtigkeit bestätigen -> Rechnungsvormerk buchen | ||
| + | |Erläuterung=Der Mitarbeiter in der Finanzverwaltung bestätigt nach § 105 Abs. (2) TGO rechtskonform die rechnerische Richtigkeit der Rechnung und bucht diese im Rechnungsvormerk ein. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=7 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Rechnungsvormerk buchen -> Zahlungsziel überwachen UND Sachbearbeiter: Sachliche Richtigkeit prüfen | ||
| + | |Erläuterung=Durch die Buchung im Vormerksystem werden zahlreiche Daten für die spätere SOLL- bzw. IST-Buchung erfasst und die Rechnung ist in der Buchhaltung bereits einsehbar, jedoch noch nicht haushaltswirksam. Dabei wird auch bereits der Zahlungszeitpunkt festgelegt. Die Vormerkbuchung geschieht im Idealfall auf Basis einer vorgelagerten Bestellbuchung. | ||
| + | Im Falle der Verweigerung der Zahlungsanordnung durch den Anordnenden oder die Zurückweisung der Rechnung nach der sachlichen Prüfung durch den Sachbearbeiter muss der Rechnungsvormerk wieder storniert werden. | ||
| + | Anschließend wird die Rechnung an den Sachbearbeiter zur sachlichen Prüfung weitergeleitet und gleichzeitig das Zahlungsziel für skontierte Zahlung überwacht. | ||
| + | |||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=8 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Zahlungsziel überwachen | ||
| + | |Erläuterung=Die Finanzverwaltung überwacht parallel zum weiterlaufenden Verfahren das Zahlungsziel der eingegangenen Rechnung. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=8,1 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Zahlung rechtzeitig erfolgt -> ENDE | ||
| + | |Erläuterung=Kann die Zahlung innerhalb der geplanten Zahlungsfrist (meist Skontofrist) erfolgen, ist das Verfahren beendet. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=8,2 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Zahlungsziel erreicht -> Drohenden Zahlungsverzug melden | ||
| + | |Erläuterung=Wird das Zahlungsziel erreicht, ohne dass die Zahlung der Rechnung durchgeführt werden konnte, bedarf es einer Eskalation, um den drohenden Verlust des Zahlungsziels zu vermeiden. Normalerweise wird dies dann der Fall sein, wenn die sachliche Prüfung komplexer Rechnungen zu lange dauert. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=9 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Drohenden Zahlungsverzug melden -> Anordnender: Drohenden Zahlungsverzug abwenden -> ENDE | ||
| + | |Erläuterung=In den Fällen, in denen das Zahlungsziel (meist Skontofrist) aufgrund einer Verzögerung des Prozesses zu verstreichen droht, schreitet auf automationsunterstützte Information durch den Kassenverwalter eine entsprechend kompetente Instanz (Bürgermeister, Amtsleiter, Anordnungsbefugter, etc.) ein, um den Zahlungsverzug zu vermeiden. Dies sollte durch entsprechende interne Organisation nur in seltenen Ausnahmefällen notwendig sein. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=10 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Anordnungsdaten überprüfen -> Anordnender: Rechnung prüfen | ||
| + | |Erläuterung=Die Finanzverwaltung überprüft die vom Sachbearbeiter vorbereitete Zahlungsanordnung, besonders in Hinblick auf die eingetragene Haushaltsstelle, und leitet die Daten an den zuständigen Anordnenden weiter. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=11 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Zahlungsanordnung prüfen | ||
| + | |Erläuterung=Die Finanzverwaltung hat die Zahlungsanordnung nach § 103 Abs. (1) TGO auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen, sofern diese Aufgabe nicht einer anderen Dienststelle des Gemeindeamtes übertragen ist. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=11,1 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Zahlungsanordnung vollständig und richtig? -> Vorschreibung buchen (SOLL) | ||
| + | |Erläuterung=Entspricht die Zahlungsanordnung den rechtlichen Voraussetzungen, wird die Rechnung auf Basis der bereits durchgeführten Vormerkbuchung haushaltswirksam gebucht. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=11,2 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Zahlungsanordnung unvollständig oder unrichtig -> Zahlungsanordnung verbessern | ||
| + | |Erläuterung=Zahlungsanordnungen, bei denen Mängel festgestellt werden, sind nach § 103 Abs. (1) TGO zur Ergänzung und Berichtigung an den Anordnenden zurückzuleiten. Die entsprechenden Adaptierungen zur Mängelbehebung erfolgen durch die Finanzverwaltung. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=12 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Zahlungsanordnung verbessern -> Zahlung anordnen | ||
| + | |Erläuterung=Die Berichtigung der mangelhaften Zahlungsanordnung erfolgt durch die Finanzverwaltung. Anschließend wird die berichtigte Zahlungsanordnung zur neuerlichen Unterzeichnung an den Anordnenden zurückgestellt. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=13 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Vorschreibung buchen (SOLL) -> Kassenverwalter: Zahlungstermin tritt ein | ||
| + | |Erläuterung=Die Rechnung wird als Vorschreibung auf Basis der bereits durchgeführten Vormerkbuchung im SOLL haushaltswirksam gebucht. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=14 | ||
| + | |Rolle=Finanzverwaltung | ||
| + | |Prozessschritt=Abstattung buchen (IST) -> ENDE | ||
| + | |Erläuterung=Nach haushaltswirksamer Buchung der Abstattung (IST-Buchung) ist der Prozess beendet. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=15 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
| + | |Prozessschritt=Sachliche Richtigkeit prüfen | ||
| + | |Erläuterung=Es wird vom Sachbearbeiter, der die Bestellung durchgeführt hat, geprüft, ob die in der Rechnung angeführten Leistungen ordnungsgemäß und vollständig erbracht wurden und ob der abgerechnete Betrag der Bestellung bzw. Vereinbarung entspricht. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=15,1 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
| + | |Prozessschritt=Sachlich richtig -> Sachliche Richtigkeit bestätigen | ||
| + | |Erläuterung=Wurde die verrechnete Leistung ordnungsgemäß und übereinstimmend erbracht und ist die Rechnung legitim, wird die sachliche Richtigkeit vom zuständigen Sachbearbeiter bestätigt. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=15,2 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
| + | |Prozessschritt=Sachlich unrichtig -> Rechnungsbemängelung erstellen | ||
| + | |Erläuterung=Wurde die verrechnete Leistung nicht ordnungsgemäß und mit der Rechnung übereinstimmend erbracht, wird dies dem Lieferanten mitgeteilt, damit dieser eine berichtigte Rechnung übermitteln kann. Dies gilt auch für den Fall, dass einzelne ausgewiesene Leistungen oder Teilleistungen gar nicht oder in grundsätzlich anderer Form erbracht wurden. | ||
| + | In diesem Fall muss die bereits durchgeführte Vormerkbuchung durch die Finanzverwaltung wieder storniert werden. | ||
| + | |||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=15,3 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
| + | |Prozessschritt=Sachlich eingeschränkt richtig > Abzüge anmerken | ||
| + | |Erläuterung=Wird die Rechnung grundsätzlich sachlich akzeptiert, der Rechnungsbetrag jedoch adaptiert (vereinbarter Rabatt, Mängelabzüge, Haftrücklässe, etc.), werden die Änderungen und entsprechenden Zahlungsabzüge elektronisch angemerkt. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=16 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
| + | |Prozessschritt=Sachliche Rechnungsbemängelung erstellen -> Duale Zustellung -> ENDE | ||
| + | |Erläuterung=Die sachlich begründete Rechnungsbemängelung (Erledigungsvorlage) wird an den Lieferanten mittels dualer Zustellung versandt. Damit ist der komplette Prozess beendet. Er beginnt in einer neuen Instanz zu laufen, wenn eine berichtigte Rechnung des Lieferanten einlangt. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=17 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
| + | |Prozessschritt=Abzüge anmerken -> Sachliche Richtigkeit bestätigen | ||
| + | |Erläuterung=Änderungen der Rechnung (Rabattabzug, Mängelabzüge, Haftrücklässe, etc.) werden elektronisch angermerkt. Die Anmerkungen stehen in der Folge allen Prozessteilnehmern zur Verfügung, sodass diese z.B. auch bei der Verbuchung und der Zahlung berücksichtigt werden können. Unter den angermerkten Einschränkungen wird die sachliche Richtigkeit bestätigt. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=18 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
| + | |Prozessschritt=Sachliche Richtigkeit bestätigen -> Anordnung vorbereiten | ||
| + | |Erläuterung=Der Sachbearbeiter bestätigt nach § 105 Abs. (2) TGO rechtskonform die sachliche Richtigkeit der Rechnung und bereitet die Zahlungsanordnung vor. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=19 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
| + | |Prozessschritt=Anordnung vorbereiten -> Anordnender: Anordnenden auswählen | ||
| + | |Erläuterung=Der Sachbearbeiter bereitet unter Eintragung der wesentlichen Daten (Haushaltsstelle, Beschlussgrundlage, Text, Bedeckung, Zahlungsbetrag, Fälligkeitsdatum, etc.) die Zahlungsanordnung vor. Diese wird damit automatisch an die Finanzverwaltung zur Prüfung der vorbereiteten Anordnung weitergeleitet. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=20 | ||
| + | |Rolle=Anordnender | ||
| + | |Prozessschritt=Anordnenden auswählen -> Haushaltsstelle bereits geprüft? | ||
| + | |Erläuterung=Der Anordnende sollte – aufgrund der Rechnungshöhe und der entsprechenden internen Kompetenzen – durch das System automatisiert ausgewählt werden. Die weitere Vorgangsweise hängt davon ab, ob die belastete Haushaltsstelle bereits in einem früheren Prozessschritt geprüft und festgelegt wurde. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=21 | ||
| + | |Rolle=Anordnender | ||
| + | |Prozessschritt=Haushaltsstelle bereits geprüft? | ||
| + | |Erläuterung=Wird in der Gemeinde eine Bestellbuchhaltung geführt, ist durch den zuständigen Sachbearbeiter bereits im Zuge der Bestellung eine Haushaltsstelle zu wählen, die bei der Vormerkbuchung durch die Finanzverwaltung überprüft werden kann. Bei fehlender Bestellbuchhaltung ist dies nicht möglich. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=21,1 | ||
| + | |Rolle=Anordnender | ||
| + | |Prozessschritt=JA: Haushaltsstelle ist geprüft > Rechnung prüfen | ||
| + | |Erläuterung=Ist die Haushaltsstelle aufgrund einer vorgelagerten Bestellbuchhaltung bereits geprüft, wird die Rechnung mit der Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit direkt vom Sachbearbeiter an die zur Anordnung befugte zuständige Person (Bürgermeister oder dessen schriftlich Bevollmächtigter) zur Prüfung bzw. Anordnung weitergeleitet. Eine Überprüfung durch die Finanzverwaltung erübrigt sich in diesem Falle, nachdem ohnehin gem. § 103 Abs. (1) TGO im Anschluss an die Zahlungsanordnung eine weitere Überprüfung durchzuführen ist. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=21,2 | ||
| + | |Rolle=Anordnender | ||
| + | |Prozessschritt=NEIN: Haushaltsstelle ist nicht geprüft -> Finanzverwaltung: Anordnungsdaten überprüfen | ||
| + | |Erläuterung=Konnte die Haushaltsstelle durch die Finanzverwaltung aufgrund fehlender Bestellbuchhaltung noch nicht überprüft werden, hat diese Prüfung nun zu erfolgen, um die neuerliche Zuweisung der Zahlungsanordnung an den Anordnenden nach dessen Unterzeichnung so weit wie möglich zu vermeiden. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=22 | ||
| + | |Rolle=Anordnender | ||
| + | |Prozessschritt=Rechnung prüfen | ||
| + | |Erläuterung=Der Anordnungsbefugte prüft, ob die Rechnung in der vorgeschlagenen Form angeordnet werden kann, ob gegebenenfalls eine Änderung in der Haushaltsstelle (Bedeckung?) erfolgen soll oder ob die Rechnung aus den bis zu diesem Zeitpunkt am Prozess Beteiligten nicht bekannten Gründen überhaupt nicht angeordnet werden soll. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=22,1 | ||
| + | |Rolle=Anordnender | ||
| + | |Prozessschritt=Zahlung ok? -> Zahlung anordnen | ||
| + | |Erläuterung=Ist die Rechnung und die Haushaltsstelle ok, wird die Zahlung angeordnet. Gegebenenfalls werden hier auch noch Änderungen vorgenommen (z.B. Abzüge), die jedoch in der Vormerkbuchung keinen Niederschlag mehr finden sondern erst bei der Soll-Buchung in das Haushaltswesen einfließen. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=22,2 | ||
| + | |Rolle=Anordnender | ||
| + | |Prozessschritt=Keine Zahlung? -> Rechnungsvormerk kompensieren -> Sachbearbeiter: Rechnungs-bemängelung erstellen | ||
| + | |Erläuterung=Wird die Rechnung generell nicht anerkannt, muss die bereits erfolgte Buchung des Rechnungsvormerks storniert werden. Der zuständige Sachbearbeiter erstellt eine Mitteilung an den Lieferanten über die Gründe der Nichtanerkennung und stellt diese dual zu. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=23 | ||
| + | |Rolle=Anordnender | ||
| + | |Prozessschritt=Zahlung anordnen -> Finanzverwaltung: Zahlungsanordnung prüfen | ||
| + | |Erläuterung=Der Bürgermeister oder ein von ihm dazu schriftlich Bevollmächtigter kann nach § 105 Abs. (2) TGO eine Zahlungsanordnung (Formular) erlassen, wenn | ||
| + | - die sachliche Richtigkeit durch den Sachbearbeiter bestätigt wurde, | ||
| + | - die rechnerische Richtigkeit durch die Finanzverwaltung bestätigt wurde, | ||
| + | - die haushaltsmäßige Bedeckung gewährleistet ist und | ||
| + | - die Leistung fällig ist. | ||
| + | Die Zahlungsanordnung hat nach § 3 GHV zu enthalten: | ||
| + | - Haushaltsjahr | ||
| + | - Anordnung der Zahlung | ||
| + | - Betrag in Ziffern | ||
| + | - Name des Empfängers oder Einzahlers | ||
| + | - Verwendungszweck oder Zahlungsgrund | ||
| + | - Haushaltsstelle + ev. Umsatzsteuer | ||
| + | - Fälligkeitszeitpunkt | ||
| + | - Bestätigung der sachlichen Richtigkeit | ||
| + | - Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit | ||
| + | - Bedeckungshinweis und ev. Beschluss | ||
| + | - Datum der Ausstellung | ||
| + | - Eigenhändige Unterschrift bzw. digitale Signatur | ||
| + | |||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=24 | ||
| + | |Rolle=Kassenverwalter | ||
| + | |Prozessschritt=Zahlungstermin tritt ein -> Zahlung skontiert durchführen | ||
| + | |Erläuterung=Bei Eintritt des im Zuge des Rechnungsvormerks festgelegten Zahlungstermins wird die Zahlung durch den Kassenverwalter durchgeführt. | ||
| + | }} | ||
| + | {{Prozessablauf | ||
| + | |Nummer=25 | ||
| + | |Rolle=Kassenverwalter | ||
| + | |Prozessschritt=Zahlung skontiert durchführen -> Finanzverwaltung: Abstattung buchen (IST) | ||
| + | |Erläuterung=Der Kassenverwalter führt am festgelegen Zahlungsdatum die Zahlung durch. Dies erfolgt in Anlehnung an § 103 Abs. (3) TGO nach Möglichkeit elektronisch mit Telebanking. | ||
| + | }} | ||
