Prozess:Eingangskommunikation
Warning: preg_match(): Compilation failed: group name must start with a non-digit at offset 8 in /www/htdocs/w00e3e04/wiki/includes/MagicWord.php on line 739
Aus Tirol 2.0
Abler (Diskussion | Beiträge) (Die Seite wurde neu angelegt: „{{Prozess |Dokument=p_avpopl_eingang |Version=1.00 |Dokumentenstatus=Empfehlung |Autor=Benutzer:Abler |Veröffentlichungsdatum=2011/11/01 |Zuordnung=Postlauf u. -…“) |
Abler (Diskussion | Beiträge) |
||
| Zeile 12: | Zeile 12: | ||
* § 102 TGO – Datenträger | * § 102 TGO – Datenträger | ||
* § 132 BAO – Aufbewahrung von Unterlagen | * § 132 BAO – Aufbewahrung von Unterlagen | ||
| − | |||
}} | }} | ||
{{Prozessdiagramm | {{Prozessdiagramm | ||
| Zeile 19: | Zeile 18: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=1 | |Nummer=1 | ||
| + | |Rolle=Posteingang | ||
|Prozessschritt=START -> Dokument geht ein -> Eingangskanal? | |Prozessschritt=START -> Dokument geht ein -> Eingangskanal? | ||
|Erläuterung=Multi-Channel-Access | |Erläuterung=Multi-Channel-Access | ||
| Zeile 24: | Zeile 24: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=2 | |Nummer=2 | ||
| + | |Rolle=Posteingang | ||
|Prozessschritt=Eingangskanal? | |Prozessschritt=Eingangskanal? | ||
}} | }} | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=2,1 | |Nummer=2,1 | ||
| + | |Rolle=Posteingang | ||
|Prozessschritt=Elektronisches XML-Formular -> ENDE | |Prozessschritt=Elektronisches XML-Formular -> ENDE | ||
| − | |Erläuterung=Die Daten des im Internet oder Intranet aufgefüllten Formulars werden automatisch im XML-Format unter Zuordnung der übermittelten Fachdaten unmittelbar in den ELAK eingespeist und der im jeweiligen Verfahrensprozess als zuständig definierten Stelle übermittelt. | + | |Erläuterung=Die Daten des im Internet oder Intranet aufgefüllten Formulars werden automatisch im XML-Format unter Zuordnung der übermittelten Fachdaten unmittelbar in den ELAK eingespeist und der im jeweiligen Verfahrensprozess als zuständig definierten Stelle übermittelt. |
}} | }} | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=2,2 | |Nummer=2,2 | ||
| + | |Rolle=Posteingang, Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=eMail -> In ELAK erfassen | |Prozessschritt=eMail -> In ELAK erfassen | ||
|Erläuterung=Verfahrensrelevante eingehende eMails kommen entweder an die offizielle eMail-Adresse der Gemeinde und werden dort im zentralen Posteingang erfasst und dem ELAK zugeführt oder sie sind an einen bestimmten Mitarbeiter gerichtet. | |Erläuterung=Verfahrensrelevante eingehende eMails kommen entweder an die offizielle eMail-Adresse der Gemeinde und werden dort im zentralen Posteingang erfasst und dem ELAK zugeführt oder sie sind an einen bestimmten Mitarbeiter gerichtet. | ||
In letzterem Fall erfasst dieser die verfahrensrelevante eMail selber im ELAK. | In letzterem Fall erfasst dieser die verfahrensrelevante eMail selber im ELAK. | ||
Ist die eMail an mehrere Mitarbeiter gerichtet, so ist für die Protokollierung im jeweiligen Akt immer der in der eMail-Adressleiste erstgenannte Zuständige der jeweilig betroffenen Organisationseinheit (Abteilung) verantwortlich, um Mehrfacheinträge zu vermeiden. | Ist die eMail an mehrere Mitarbeiter gerichtet, so ist für die Protokollierung im jeweiligen Akt immer der in der eMail-Adressleiste erstgenannte Zuständige der jeweilig betroffenen Organisationseinheit (Abteilung) verantwortlich, um Mehrfacheinträge zu vermeiden. | ||
| − | |||
}} | }} | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=2,3 | |Nummer=2,3 | ||
| + | |Rolle=Posteingang | ||
|Prozessschritt=Telefax über FAX-Gerät -> Dokument scannen | |Prozessschritt=Telefax über FAX-Gerät -> Dokument scannen | ||
|Erläuterung=Über herkömmliche FAX-Geräte eingehende Telefaxe müssen wie Briefsendungen gescannt werden (Prozess). | |Erläuterung=Über herkömmliche FAX-Geräte eingehende Telefaxe müssen wie Briefsendungen gescannt werden (Prozess). | ||
| Zeile 46: | Zeile 49: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=2,4 | |Nummer=2,4 | ||
| + | |Rolle=Posteingang | ||
|Prozessschritt=Telefax über FAX-Server –> In ELAK erfassen | |Prozessschritt=Telefax über FAX-Server –> In ELAK erfassen | ||
|Erläuterung=Über FAX-Server eingehende Telefaxe werden zentral im ELAK erfasst. | |Erläuterung=Über FAX-Server eingehende Telefaxe werden zentral im ELAK erfasst. | ||
| Zeile 51: | Zeile 55: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=2,5 | |Nummer=2,5 | ||
| + | |Rolle=Posteingang | ||
|Prozessschritt=Schriftstück -> Vertraulich? | |Prozessschritt=Schriftstück -> Vertraulich? | ||
|Erläuterung=Irrelevante Werbung wird entsorgt. Danach wird geprüft, ob ein allfällig verschlossenes Schriftstück (Post) geöffnet werden darf. | |Erläuterung=Irrelevante Werbung wird entsorgt. Danach wird geprüft, ob ein allfällig verschlossenes Schriftstück (Post) geöffnet werden darf. | ||
| Zeile 56: | Zeile 61: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=2,6 | |Nummer=2,6 | ||
| + | |Rolle=Posteingang, Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=Mündlich -> Aktenvermerk | |Prozessschritt=Mündlich -> Aktenvermerk | ||
|Erläuterung=Verfahrensrelevante fernmündlich oder persönlich eingebrachte Anbringen müssen in einem Aktenvermerk festgehalten werden. | |Erläuterung=Verfahrensrelevante fernmündlich oder persönlich eingebrachte Anbringen müssen in einem Aktenvermerk festgehalten werden. | ||
| Zeile 61: | Zeile 67: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=3 | |Nummer=3 | ||
| + | |Rolle=Posteingang | ||
|Prozessschritt=Dokument scannen -> In ELAK erfassen + Original archivieren | |Prozessschritt=Dokument scannen -> In ELAK erfassen + Original archivieren | ||
|Erläuterung=Das Scanning erfolgt ausschließlich in der zentralen Posteingangsstelle (Prozess). Danach wird das Originaldokument archiviert. | |Erläuterung=Das Scanning erfolgt ausschließlich in der zentralen Posteingangsstelle (Prozess). Danach wird das Originaldokument archiviert. | ||
| Zeile 66: | Zeile 73: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=4 | |Nummer=4 | ||
| + | |Rolle=Posteingang | ||
|Prozessschritt=Vertraulich? | |Prozessschritt=Vertraulich? | ||
|Erläuterung=Die Öffnung der Eingangspost erfolgt nach den gemeindeinternen Öffnungsregeln. | |Erläuterung=Die Öffnung der Eingangspost erfolgt nach den gemeindeinternen Öffnungsregeln. | ||
| Zeile 71: | Zeile 79: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=4,1 | |Nummer=4,1 | ||
| + | |Rolle=Posteingang | ||
|Prozessschritt=Nicht vertraulich -> Dokument scannen | |Prozessschritt=Nicht vertraulich -> Dokument scannen | ||
|Erläuterung=Mit wenigen Ausnahmen werden die eingehenden Poststücke zentral geöffnet und der Inhalt eingescannt (Prozess). | |Erläuterung=Mit wenigen Ausnahmen werden die eingehenden Poststücke zentral geöffnet und der Inhalt eingescannt (Prozess). | ||
| Zeile 76: | Zeile 85: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=4,2 | |Nummer=4,2 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=Vertraulich -> Post öffnen (Adressat) | |Prozessschritt=Vertraulich -> Post öffnen (Adressat) | ||
|Erläuterung=Das Öffnen der Briefe beim zentralen Posteingang ist bei bestimmten Vermerken nicht gestattet. (Empfehlung: „Vertraulich“, „Persönlich“, „Geheim“). | |Erläuterung=Das Öffnen der Briefe beim zentralen Posteingang ist bei bestimmten Vermerken nicht gestattet. (Empfehlung: „Vertraulich“, „Persönlich“, „Geheim“). | ||
| Zeile 83: | Zeile 93: | ||
c/o Mustergemeinde | c/o Mustergemeinde | ||
In diesen Fällen ist das Poststück ungeöffnet an den jeweiligen Adressaten weiterzuleiten. | In diesen Fällen ist das Poststück ungeöffnet an den jeweiligen Adressaten weiterzuleiten. | ||
| − | |||
}} | }} | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=5 | |Nummer=5 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=Post öffnen (Adressat) -> Verfahrensrelevanz? | |Prozessschritt=Post öffnen (Adressat) -> Verfahrensrelevanz? | ||
|Erläuterung=Der Adressat öffnet im Falle von Vertraulichkeitsvermerken oder der persönlichen Adressierung das Poststück und hat zu entscheiden, ob es verfahrens- bzw. aktenrelevant ist oder nicht. | |Erläuterung=Der Adressat öffnet im Falle von Vertraulichkeitsvermerken oder der persönlichen Adressierung das Poststück und hat zu entscheiden, ob es verfahrens- bzw. aktenrelevant ist oder nicht. | ||
| Zeile 92: | Zeile 102: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=6 | |Nummer=6 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=Verfahrensrelevanz? | |Prozessschritt=Verfahrensrelevanz? | ||
}} | }} | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=6,1 | |Nummer=6,1 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=Nicht relevant -> ENDE | |Prozessschritt=Nicht relevant -> ENDE | ||
|Erläuterung=Ist das Poststück tatsächlich vertraulich oder privat, so ist damit der Prozess beendet. | |Erläuterung=Ist das Poststück tatsächlich vertraulich oder privat, so ist damit der Prozess beendet. | ||
| Zeile 101: | Zeile 113: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=6,2 | |Nummer=6,2 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=Relevant -> Ãœbermittlung an zentralen Posteingang | |Prozessschritt=Relevant -> Ãœbermittlung an zentralen Posteingang | ||
|Erläuterung=Handelt es sich um ein verfahrens- bzw. aktenrelevantes Schriftstück, so hat der betroffene Adressat das Poststück der zentralen Posteingangsstelle unverzüglich und vollständig neuerlich zu übermitteln. | |Erläuterung=Handelt es sich um ein verfahrens- bzw. aktenrelevantes Schriftstück, so hat der betroffene Adressat das Poststück der zentralen Posteingangsstelle unverzüglich und vollständig neuerlich zu übermitteln. | ||
| Zeile 106: | Zeile 119: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=7 | |Nummer=7 | ||
| + | |Rolle=Posteingang, Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=Aktenvermerk erstellen -> Erfassungsart? | |Prozessschritt=Aktenvermerk erstellen -> Erfassungsart? | ||
|Erläuterung=Ein Aktenvermerk ist gem. § 16 AVG vom Ersteller unter Beisetzung des Datums zu unterschreiben oder elektronisch zu signieren. Er ist nach Möglichkeit vom Sachbearbeiter direkt in einem dafür vorgesehenen Online-Formular mit Signatur zu erfassen. Wird ein Aktenvermerk direkt in der zentralen Posteingangsstelle erfasst, so ist jedenfalls das Online-Formular zu verwenden. | |Erläuterung=Ein Aktenvermerk ist gem. § 16 AVG vom Ersteller unter Beisetzung des Datums zu unterschreiben oder elektronisch zu signieren. Er ist nach Möglichkeit vom Sachbearbeiter direkt in einem dafür vorgesehenen Online-Formular mit Signatur zu erfassen. Wird ein Aktenvermerk direkt in der zentralen Posteingangsstelle erfasst, so ist jedenfalls das Online-Formular zu verwenden. | ||
| Zeile 111: | Zeile 125: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=8 | |Nummer=8 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=Erfassungsart? | |Prozessschritt=Erfassungsart? | ||
}} | }} | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=8,1 | |Nummer=8,1 | ||
| + | |Rolle=Posteingang, Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=Elektronisch -> ENDE | |Prozessschritt=Elektronisch -> ENDE | ||
|Erläuterung=Ein elektronischer Aktenvermerk wird als XML-Formular automatisch in den ELAK übernommen. Bevorzugte Methode! | |Erläuterung=Ein elektronischer Aktenvermerk wird als XML-Formular automatisch in den ELAK übernommen. Bevorzugte Methode! | ||
| Zeile 120: | Zeile 136: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=8,2 | |Nummer=8,2 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=Schriftlich -> Ãœbermittlung an zentralen Posteingang | |Prozessschritt=Schriftlich -> Ãœbermittlung an zentralen Posteingang | ||
|Erläuterung=Ein handschriftlicher Aktenvermerk ist der zentralen Posteingangsstelle unverzüglich und vollständig zu übermitteln und wird dort eingescannt. | |Erläuterung=Ein handschriftlicher Aktenvermerk ist der zentralen Posteingangsstelle unverzüglich und vollständig zu übermitteln und wird dort eingescannt. | ||
| Zeile 125: | Zeile 142: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=9 | |Nummer=9 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=Ãœbermittlung an zentralen Posteingang -> Dokument geht ein | |Prozessschritt=Ãœbermittlung an zentralen Posteingang -> Dokument geht ein | ||
|Erläuterung=Beim Sachbearbeiter eingegangene verfahrensrelevante Schriftstücke und handschriftlich erfasste Aktenvermerke sind unverzüglich und vollständig der zentralen Posteingangsstelle zum Scanning zu übermitteln. | |Erläuterung=Beim Sachbearbeiter eingegangene verfahrensrelevante Schriftstücke und handschriftlich erfasste Aktenvermerke sind unverzüglich und vollständig der zentralen Posteingangsstelle zum Scanning zu übermitteln. | ||
| Zeile 130: | Zeile 148: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=10 | |Nummer=10 | ||
| + | |Rolle=Posteingang, Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=In ELAK erfassen -> Dokument bearbeiten | |Prozessschritt=In ELAK erfassen -> Dokument bearbeiten | ||
|Erläuterung=eMails, über FAX-Server eingegangene Telefaxe und gescannte Dokumente müssen im ELAK aktiv erfasst und zur weiteren Bearbeitung der zuständigen Organisationseinheit bzw. zur Vervollständigung dem relevanten Akt zugeführt werden. | |Erläuterung=eMails, über FAX-Server eingegangene Telefaxe und gescannte Dokumente müssen im ELAK aktiv erfasst und zur weiteren Bearbeitung der zuständigen Organisationseinheit bzw. zur Vervollständigung dem relevanten Akt zugeführt werden. | ||
| Zeile 137: | Zeile 156: | ||
|Rolle=Bürgermeister/Amtsleiter | |Rolle=Bürgermeister/Amtsleiter | ||
|Prozessschritt=Posteingang/ELAK abfragen -> Intervention notwendig? | |Prozessschritt=Posteingang/ELAK abfragen -> Intervention notwendig? | ||
| − | |Erläuterung=Bürgermeister und/oder Amtsleiter haben durch das Rechtekonzept im ELAK jederzeit Zugriff auf die neu eingegangenen Dokumente. Eine Abfrage aller seit der letzten Abfrage neu eingegangenen Dokumente wird über einen Filter vorselektiert. Dieser aktive Akt der Kenntnisnahme verzögert aufgrund der Parallelität das eigentliche Verwaltungsverfahren nicht. | + | |Erläuterung=Bürgermeister und/oder Amtsleiter haben durch das Rechtekonzept im ELAK jederzeit Zugriff auf die neu eingegangenen Dokumente. Eine Abfrage aller seit der letzten Abfrage neu eingegangenen Dokumente wird über einen Filter vorselektiert. Dieser aktive Akt der Kenntnisnahme verzögert aufgrund der Parallelität das eigentliche Verwaltungsverfahren nicht. |
}} | }} | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=12 | |Nummer=12 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister/Amtsleiter | ||
|Prozessschritt=Intervention notwendig? | |Prozessschritt=Intervention notwendig? | ||
}} | }} | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=12,1 | |Nummer=12,1 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister/Amtsleiter | ||
|Prozessschritt=Intervention notwendig -> Sachbearbeiter kontaktieren | |Prozessschritt=Intervention notwendig -> Sachbearbeiter kontaktieren | ||
|Erläuterung=Wird bei der Durchsicht eines eingehenden Dokuments durch Bürgermeister oder Amtsleiter die Notwendigkeit einer Intervention festgestellt, kann das Verfahren, solange es nicht abschlossen ist, beeinflusst bzw. abgebrochen werden. In diesem Fall wird umgehend der Sachbearbeiter kontaktiert. | |Erläuterung=Wird bei der Durchsicht eines eingehenden Dokuments durch Bürgermeister oder Amtsleiter die Notwendigkeit einer Intervention festgestellt, kann das Verfahren, solange es nicht abschlossen ist, beeinflusst bzw. abgebrochen werden. In diesem Fall wird umgehend der Sachbearbeiter kontaktiert. | ||
| Zeile 150: | Zeile 171: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=12,2 | |Nummer=12,2 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister/Amtsleiter | ||
|Prozessschritt=Keine Intervention notwendig -> ENDE | |Prozessschritt=Keine Intervention notwendig -> ENDE | ||
|Erläuterung=Ist keine Intervention durch Bgm/AL notwendig, läuft das Verfahren unbeeinflusst ab. | |Erläuterung=Ist keine Intervention durch Bgm/AL notwendig, läuft das Verfahren unbeeinflusst ab. | ||
| Zeile 155: | Zeile 177: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=13 | |Nummer=13 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister/Amtsleiter | ||
|Prozessschritt=Sachbearbeiter kontaktieren -> Problem klären | |Prozessschritt=Sachbearbeiter kontaktieren -> Problem klären | ||
|Erläuterung=Dem Sachbearbeiter wird das aufgetretene Problem gegebenenfalls mit einer Einweisung zu dessen Behandlung durch Bgm/AL mitgeteilt. | |Erläuterung=Dem Sachbearbeiter wird das aufgetretene Problem gegebenenfalls mit einer Einweisung zu dessen Behandlung durch Bgm/AL mitgeteilt. | ||
| Zeile 160: | Zeile 183: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=14 | |Nummer=14 | ||
| + | |Rolle=Bürgermeister/Amtsleiter | ||
|Prozessschritt=Problem klären -> Dokument bearbeiten | |Prozessschritt=Problem klären -> Dokument bearbeiten | ||
|Erläuterung=Das aufgeworfene Problem wird – gegebenenfalls in gegenseitiger Kommunikation – zwischen Intervenient und Sachbearbeiter geklärt und anschließend die Bearbeitung weitergeführt. Diese kann nun natürlich auch in einer durch die Intervention ausgelöste Änderung des normalen Verfahrens oder gar in einem Abbruch desselben liegen. | |Erläuterung=Das aufgeworfene Problem wird – gegebenenfalls in gegenseitiger Kommunikation – zwischen Intervenient und Sachbearbeiter geklärt und anschließend die Bearbeitung weitergeführt. Diese kann nun natürlich auch in einer durch die Intervention ausgelöste Änderung des normalen Verfahrens oder gar in einem Abbruch desselben liegen. | ||
| Zeile 171: | Zeile 195: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=16 | |Nummer=16 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=Intervention erfolgt? | |Prozessschritt=Intervention erfolgt? | ||
|Erläuterung=Erfolgt während des laufenden Verfahrens eine Intervention, wird das Verfahren unterbrochen und das Problem geklärt. | |Erläuterung=Erfolgt während des laufenden Verfahrens eine Intervention, wird das Verfahren unterbrochen und das Problem geklärt. | ||
| Zeile 176: | Zeile 201: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=16,1 | |Nummer=16,1 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=Intervention erfolgt-> Problem klären | |Prozessschritt=Intervention erfolgt-> Problem klären | ||
|Erläuterung=Erfolgt während des laufenden Verfahrens eine Intervention, wird das Verfahren unterbrochen und das Problem geklärt. | |Erläuterung=Erfolgt während des laufenden Verfahrens eine Intervention, wird das Verfahren unterbrochen und das Problem geklärt. | ||
| Zeile 181: | Zeile 207: | ||
{{Prozessablauf | {{Prozessablauf | ||
|Nummer=16,2 | |Nummer=16,2 | ||
| + | |Rolle=Sachbearbeiter | ||
|Prozessschritt=Keine Intervention erfolgt -> ENDE | |Prozessschritt=Keine Intervention erfolgt -> ENDE | ||
|Erläuterung=Ohne Intervention wird das Verfahren bis zum Ende abgewickelt. | |Erläuterung=Ohne Intervention wird das Verfahren bis zum Ende abgewickelt. | ||
}} | }} | ||
