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{{Prozess
|Dokument=p_avpopl_eingang
|Version=1.00
|Dokumentenstatus=Empfehlung
|Autor=Benutzer:Abler
|Veröffentlichungsdatum=2011/11/01
|Zuordnung=Postlauf u. -abfertigung
|Diagrammnotation=BPMN 2.0
|Rechtsgrundlagen=
* [http://www.ris.bka.gv.at/Dokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Dokumentnummer=NOR40095818&ResultFunctionToken=2c228d6a-d294-4e82-bef2-876998deb63a&Position=1&Kundmachungsorgan=&Index=&Titel=avg&Gesetzesnummer=&VonArtikel=&BisArtikel=&VonParagraf=&BisParagraf=&VonAnlage=&BisAnlage=&Typ=&Kundmachungsnummer=&Unterzeichnungsdatum=&FassungVom=11.11.2011&NormabschnittnummerKombination=Und&ImRisSeit=Undefined&ResultPageSize=100&Suchworte= § 13 AVG] – Anbringen
* [http://www.ris.bka.gv.at/Dokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Dokumentnummer=NOR40095820&ResultFunctionToken=2c228d6a-d294-4e82-bef2-876998deb63a&Position=1&Kundmachungsorgan=&Index=&Titel=avg&Gesetzesnummer=&VonArtikel=&BisArtikel=&VonParagraf=&BisParagraf=&VonAnlage=&BisAnlage=&Typ=&Kundmachungsnummer=&Unterzeichnungsdatum=&FassungVom=11.11.2011&NormabschnittnummerKombination=Und&ImRisSeit=Undefined&ResultPageSize=100&Suchworte= § 16 AVG] – Aktenvermerke 
* [http://www.ris.bka.gv.at/Dokument.wxe?Abfrage=LrT&Dokumentnummer=LTI40017061&ResultFunctionToken=8143caed-302a-4460-8ce3-fcb2fd8b00fb&Position=1&Kundmachungsorgan=&Index=&Titel=tgo&Gesetzesnummer=&VonArtikel=&BisArtikel=&VonParagraf=&BisParagraf=&VonAnlage=&BisAnlage=&Typ=&Kundmachungsnummer=&Unterzeichnungsdatum=&FassungVom=11.11.2011&NormabschnittnummerKombination=Und&ImRisSeit=Undefined&ResultPageSize=100&Suchworte= § 101 TGO] – Aufbewahrung der Bücher und Belege
* [http://www.ris.bka.gv.at/Dokument.wxe?Abfrage=LrT&Dokumentnummer=LTI40017062&ResultFunctionToken=8143caed-302a-4460-8ce3-fcb2fd8b00fb&Position=1&Kundmachungsorgan=&Index=&Titel=tgo&Gesetzesnummer=&VonArtikel=&BisArtikel=&VonParagraf=&BisParagraf=&VonAnlage=&BisAnlage=&Typ=&Kundmachungsnummer=&Unterzeichnungsdatum=&FassungVom=11.11.2011&NormabschnittnummerKombination=Und&ImRisSeit=Undefined&ResultPageSize=100&Suchworte= § 102 TGO] – Datenträger
* [http://www.ris.bka.gv.at/Dokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Dokumentnummer=NOR12057374&ResultFunctionToken=91447e82-97fd-4448-90e5-f0fa30e872f5&Position=101&Kundmachungsorgan=&Index=&Titel=bao&Gesetzesnummer=&VonArtikel=&BisArtikel=&VonParagraf=&BisParagraf=&VonAnlage=&BisAnlage=&Typ=&Kundmachungsnummer=&Unterzeichnungsdatum=&FassungVom=11.11.2011&NormabschnittnummerKombination=Und&ImRisSeit=Undefined&ResultPageSize=100&Suchworte= § 132 BAO] – Aufbewahrung von Unterlagen
|Anmerkungen=Neu in diesem Prozess ist, dass Bürgermeister und Amtsleiter nicht mehr so wie in der bisherigen papierbasierten Verwaltungspraxis üblich, die Eingangspost als Task im Verfahrensablauf persönlich abfertigen, sondern jederzeit elektronisch Einblick in den aktuellen Stand aller Verfahren haben. Eine Eingriffnahme erfolgt nur mehr über ausdrückliche aktive Intervention. Damit werden die Kommunalverfahren wesentlich beschleunigt.
}}
{{Prozessdiagramm
|Diagramm1=Eingangskommunikation Diagramm1.png
|Diagramm2=Eingangspostscanning Diagramm1.png
|Diagramm3=Eingangskommunikation Diagramm3.png
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=1
|Rolle=Posteingang
|Prozessschritt=START -> Dokument geht ein -> Eingangskanal?
|Erläuterung=Multi-Channel-Access
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=2
|Rolle=Posteingang
|Prozessschritt=Eingangskanal?
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=2,1
|Rolle=Posteingang
|Prozessschritt=Elektronisches XML-Formular -> ENDE
|Erläuterung=Die Daten des im Internet oder Intranet aufgefüllten Formulars werden automatisch im XML-Format unter Zuordnung der übermittelten Fachdaten unmittelbar in den ELAK eingespeist und der im jeweiligen Verfahrensprozess als zuständig definierten Stelle übermittelt.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=2,2
|Rolle=Posteingang, Sachbearbeiter
|Prozessschritt=eMail -> In ELAK erfassen
|Erläuterung=Verfahrensrelevante eingehende eMails kommen entweder an die offizielle eMail-Adresse der Gemeinde und werden dort im zentralen Posteingang erfasst und dem ELAK zugeführt oder sie sind an einen bestimmten Mitarbeiter gerichtet.
In letzterem Fall erfasst dieser die verfahrensrelevante eMail selber im ELAK. 
Ist die eMail an mehrere Mitarbeiter gerichtet, so ist für die Protokollierung im jeweiligen Akt immer der in der eMail-Adressleiste erstgenannte Zuständige der jeweilig betroffenen Organisationseinheit (Abteilung) verantwortlich, um Mehrfacheinträge zu vermeiden.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=2,3
|Rolle=Posteingang
|Prozessschritt=Telefax über FAX-Gerät -> Dokument scannen
|Erläuterung=Über herkömmliche FAX-Geräte eingehende Telefaxe müssen wie Briefsendungen gescannt werden (Prozess).
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=2,4
|Rolle=Posteingang
|Prozessschritt=Telefax über FAX-Server –> In ELAK erfassen
|Erläuterung=Über FAX-Server eingehende Telefaxe werden zentral im ELAK erfasst.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=2,5
|Rolle=Posteingang
|Prozessschritt=Schriftstück -> Vertraulich?
|Erläuterung=Irrelevante Werbung wird entsorgt. Danach wird geprüft, ob ein allfällig verschlossenes Schriftstück (Post) geöffnet werden darf.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=2,6
|Rolle=Posteingang, Sachbearbeiter
|Prozessschritt=Mündlich -> Aktenvermerk
|Erläuterung=Verfahrensrelevante fernmündlich oder persönlich eingebrachte Anbringen müssen in einem Aktenvermerk festgehalten werden.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=3
|Rolle=Posteingang
|Prozessschritt=Dokument scannen -> In ELAK erfassen + Original archivieren
|Erläuterung=Das Scanning erfolgt ausschließlich in der zentralen Posteingangsstelle ([[Prozess: Eingangspostscanning]]). Danach wird das Originaldokument archiviert ([[Prozess:Eingangskommunikation Archivierung]]).
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=4
|Rolle=Posteingang
|Prozessschritt=Vertraulich?
|Erläuterung=Die Öffnung der Eingangspost erfolgt nach den gemeindeinternen Öffnungsregeln.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=4,1
|Rolle=Posteingang
|Prozessschritt=Nicht vertraulich -> Dokument scannen
|Erläuterung=Mit wenigen Ausnahmen werden die eingehenden Poststücke zentral geöffnet und der Inhalt eingescannt (Prozess).
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=4,2
|Rolle=Sachbearbeiter
|Prozessschritt=Vertraulich -> Post öffnen (Adressat)
|Erläuterung=Das Öffnen der Briefe beim zentralen Posteingang ist bei bestimmten Vermerken nicht gestattet. (Empfehlung: „Vertraulich“, „Persönlich“, „Geheim“). 
Das Öffnungsverbot besteht auch bei Poststücken, auf denen der Name der Person im Adressfeld VOR der Organisation angeführt ist. 
Bsp.:
Herrn Max Mustermann
c/o Mustergemeinde
In diesen Fällen ist das Poststück ungeöffnet an den jeweiligen Adressaten weiterzuleiten.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=5
|Rolle=Sachbearbeiter
|Prozessschritt=Post öffnen (Adressat) -> Verfahrensrelevanz?
|Erläuterung=Der Adressat öffnet im Falle von Vertraulichkeitsvermerken oder der persönlichen Adressierung das Poststück und hat zu entscheiden, ob es verfahrens- bzw. aktenrelevant ist oder nicht.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=6
|Rolle=Sachbearbeiter
|Prozessschritt=Verfahrensrelevanz?
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=6,1
|Rolle=Sachbearbeiter
|Prozessschritt=Nicht relevant -> ENDE
|Erläuterung=Ist das Poststück tatsächlich vertraulich oder privat, so ist damit der Prozess beendet.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=6,2
|Rolle=Sachbearbeiter
|Prozessschritt=Relevant -> Übermittlung an zentralen Posteingang
|Erläuterung=Handelt es sich um ein verfahrens- bzw. aktenrelevantes Schriftstück, so hat der betroffene Adressat das Poststück der zentralen Posteingangsstelle unverzüglich und vollständig neuerlich zu übermitteln.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=7
|Rolle=Posteingang, Sachbearbeiter
|Prozessschritt=Aktenvermerk erstellen -> Erfassungsart?
|Erläuterung=Ein Aktenvermerk ist gem. § 16 AVG vom Ersteller unter Beisetzung des Datums zu unterschreiben oder elektronisch zu signieren. Er ist nach Möglichkeit vom Sachbearbeiter direkt in einem dafür vorgesehenen Online-Formular mit Signatur zu erfassen. Wird ein Aktenvermerk direkt in der zentralen Posteingangsstelle erfasst, so ist jedenfalls das Online-Formular zu verwenden.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=8
|Rolle=Sachbearbeiter
|Prozessschritt=Erfassungsart?
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=8,1
|Rolle=Posteingang, Sachbearbeiter
|Prozessschritt=Elektronisch -> ENDE
|Erläuterung=Ein elektronischer Aktenvermerk wird als XML-Formular automatisch in den ELAK übernommen. Bevorzugte Methode!
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=8,2
|Rolle=Sachbearbeiter
|Prozessschritt=Schriftlich -> Übermittlung an zentralen Posteingang
|Erläuterung=Ein handschriftlicher Aktenvermerk ist der zentralen Posteingangsstelle unverzüglich und vollständig zu übermitteln und wird dort eingescannt.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=9
|Rolle=Sachbearbeiter
|Prozessschritt=Übermittlung an zentralen Posteingang -> Dokument geht ein
|Erläuterung=Beim Sachbearbeiter eingegangene verfahrensrelevante Schriftstücke und handschriftlich erfasste Aktenvermerke sind unverzüglich und vollständig der zentralen Posteingangsstelle zum Scanning zu übermitteln.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=10
|Rolle=Posteingang, Sachbearbeiter
|Prozessschritt=In ELAK erfassen -> Dokument bearbeiten
|Erläuterung=eMails, über FAX-Server eingegangene Telefaxe und gescannte Dokumente müssen im ELAK aktiv erfasst und zur weiteren Bearbeitung der zuständigen Organisationseinheit bzw. zur Vervollständigung dem relevanten Akt zugeführt werden.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=11
|Rolle=Bürgermeister/Amtsleiter
|Prozessschritt=Posteingang/ELAK abfragen -> Intervention notwendig?
|Erläuterung=Bürgermeister und/oder Amtsleiter haben durch das Rechtekonzept im ELAK jederzeit Zugriff auf die neu eingegangenen Dokumente. Eine Abfrage aller seit der letzten Abfrage neu eingegangenen Dokumente wird über einen Filter vorselektiert. Dieser aktive Akt der Kenntnisnahme verzögert aufgrund der Parallelität das eigentliche Verwaltungsverfahren nicht.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=12
|Rolle=Bürgermeister/Amtsleiter
|Prozessschritt=Intervention notwendig?
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=12,1
|Rolle=Bürgermeister/Amtsleiter
|Prozessschritt=Intervention notwendig -> Sachbearbeiter kontaktieren
|Erläuterung=Wird bei der Durchsicht eines eingehenden Dokuments durch Bürgermeister oder Amtsleiter die Notwendigkeit einer Intervention festgestellt, kann das Verfahren, solange es nicht abschlossen ist, beeinflusst bzw. abgebrochen werden. In diesem Fall wird umgehend der Sachbearbeiter kontaktiert.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=12,2
|Rolle=Bürgermeister/Amtsleiter
|Prozessschritt=Keine Intervention notwendig -> ENDE
|Erläuterung=Ist keine Intervention durch Bgm/AL notwendig, läuft das Verfahren unbeeinflusst ab.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=13
|Rolle=Bürgermeister/Amtsleiter
|Prozessschritt=Sachbearbeiter kontaktieren -> Problem klären
|Erläuterung=Dem Sachbearbeiter wird das aufgetretene Problem gegebenenfalls mit einer Einweisung zu dessen Behandlung durch Bgm/AL mitgeteilt.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=14
|Rolle=Bürgermeister/Amtsleiter
|Prozessschritt=Problem klären -> Dokument bearbeiten
|Erläuterung=Das aufgeworfene Problem wird – gegebenenfalls in gegenseitiger Kommunikation – zwischen Intervenient und Sachbearbeiter geklärt und anschließend die Bearbeitung weitergeführt. Diese kann nun natürlich auch in einer durch die Intervention ausgelöste Änderung des normalen Verfahrens oder gar in einem Abbruch desselben liegen.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=15
|Rolle=Sachbearbeiter
|Prozessschritt=Dokument bearbeiten -> Intervention erfolgt?
|Erläuterung=Der zuständige Sachbearbeiter führt das in seinem ELAK-Eingangspostfach digital vorliegende Dokument dem betreffenden Akt zu oder beginnt die Bearbeitung im Rahmen eines relevanten Verwaltungsverfahrens. Dabei ist während der noch nicht abgeschlossenen Aufgabe eine Intervention durch Dritte (im Regelfall Bürgermeister oder Amtsleiter) jederzeit möglich.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=16
|Rolle=Sachbearbeiter
|Prozessschritt=Intervention erfolgt?
|Erläuterung=Erfolgt während des laufenden Verfahrens eine Intervention, wird das Verfahren unterbrochen und das Problem geklärt.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=16,1
|Rolle=Sachbearbeiter
|Prozessschritt=Intervention erfolgt-> Problem klären
|Erläuterung=Erfolgt während des laufenden Verfahrens eine Intervention, wird das Verfahren unterbrochen und das Problem geklärt.
}}
{{Prozessablauf
|Nummer=16,2
|Rolle=Sachbearbeiter
|Prozessschritt=Keine Intervention erfolgt -> ENDE
|Erläuterung=Ohne Intervention wird das Verfahren bis zum Ende abgewickelt.
}}